Améliorer la communication d’une copropriété

Comment améliorer la communication au sein de la copropriété ?

La gestion administrative et comptable d'un immeuble va également de pair avec la communication et la bonne entente de l'ensemble des copropriétaires. Un immeuble qui ne communique pas est un immeuble où généralement les rendus des assemblées générales et des travaux ne sont pas connus de l'ensemble des copropriétaires. Le risque est que les retards s'accumulent ou que toutes les parties prenantes ne soient pas consultées, menant à des conflits qui auraient pu facilement être évités. 
Nous revenons dans cet article sur les enjeux d’une bonne communication entre copropriétaires et, surtout, comment communiquer efficacement, quelle que soit la taille de la copropriété. Pourquoi améliorer la communication en copropriété est essentiel ? 

La communication au sein d'une copropriété est souvent perçue comme non-essentielle, alors qu’elle est inhérente pour assurer la bonne gestion de l’immeuble. Que vous soyez un syndic à Paris ou en province, la question de la communication entre copropriétaires a très certainement déjà été évoquée plus d’une fois.  
Renforcer les échanges, ce n’est pas que s’assurer que les copropriétaires s’entendent entre eux. C’est surtout : 

• Mieux connaître les besoins, urgents ou non, concernant la copropriété, 
• S’assurer de mieux gérer les dépenses, 
• Eviter de prendre des décisions dans l’urgence qui, finalement, n’en sont pas, 
• Améliorer la transparence des travaux, petits ou de fond, dans la copropriété. 

Entre autres, améliorer la communication dans une copropriété est essentiel car elle permet d’éviter des prises de décisions trop rapides et d’avertir chacun, en temps et en heure, sur les futures mesures à prendre.


Comment assurer la bonne communication d’une copropriété ?

Voici plusieurs astuces faciles à mettre en place, quelle que soit la taille de la copropriété, pour assurer une bonne communication auprès de tous les copropriétaires. Centraliser l’information pour mieux anticiper les dépenses

Bien entendu, il est fondamental que tous les copropriétaires soient informés des projets en cours, des décisions à prendre et des dépenses à venir. 
Pour y parvenir, il est conseillé de centraliser toutes les informations sur une plateforme dédiée. Cette centralisation des informations permet de garder un œil sur les devis, de suivre l’évolution des travaux et d’éviter les surprises de dernière minute lors des assemblées générales. Si les copropriétaires discutent en amont des points à l’ordre du jour, les décisions pourront être prises plus rapidement et efficacement. De cette manière, les assemblées seront plus courtes et éviteront les débats interminables.
-> Privilégiez une plateforme de syndic qui existe depuis plusieurs années. Certaines proposent des services complémentaires, comme la gestion du syndic (administrative, comptable, etc.). Ces options permettent de libérer du temps aux copropriétaires et d’assurer que toutes les mesures soient prises dans les règles.

 
Choisir les bons outils de communication

Pour faciliter les échanges, il est important d’utiliser des outils de communication adaptés à la copropriété. 
A l’ère du digital, il est recommandé de passer par des réseaux sociaux en créant des groupes privés : WhatsApp ou Messenger sont très faciles à installer et ne nécessitent pas de créer un profil sur les réseaux sociaux pour y accéder. 
Autre solution : passer par des plateformes spécialisées dans la gestion du syndic. Ces plateformes sont à réfléchir car elles ont été conçues pour répondre à toutes les questions liées à l’organisation interne d’une copropriété. Comptabilité, organisation des assemblées générales (AG), accès aux procès-verbaux, poursuite des travaux en cours ou à voter lors des prochaines AG, etc. Les idées ne manquent pas pour centraliser toutes les informations et documents au même endroit, toute l’année. 
Dernière solution : passer par l’intranet du syndic pour accéder à toutes les informations. Attention cependant : ce dernier doit être bien organisé par le syndic de copropriété. Entre les nombreux documents mis à disposition et la création de dossiers dédiés, il est facile de s’y perdre ou d’oublier de l’actualiser. Il est recommandé de passer par une personne dédiée au besoin pour assurer le suivi et la maintenance de cet intranet. 


Organiser les discussions fluidifie les assemblées générales

Trop souvent, les copropriétaires ne prennent connaissance des résolutions de l’assemblée générale qu’au moment de recevoir la convocation. Cela ne laisse que peu de temps pour débattre et ajuster les points à l’ordre du jour. 
En vue d’éviter cette situation, il est recommandé de se tenir informé des sujets tout au long de l’année. Les assemblées générales en deviendront plus rapides et productives, car les points de désaccord auront été discutés en amont. En plus d’améliorer l'efficacité des réunions, cela permet également de maintenir une bonne entente entre les copropriétaires, réduisant ainsi les conflits et facilitant la prise de décisions.
Et, point non négligeable, c’est également bénéfique pour faire des économies puisque les décisions urgentes sont prises plus rapidement. Ainsi, les travaux à faire ne trainent pas et sont pris en charge avant que vos équipements et les espaces communs ne se détériorent. Encourager les échanges pour une copropriété plus conviviale

Bien entendu, la communication ne doit pas se limiter aux décisions pratiques ou financières. En discutant régulièrement, les copropriétaires peuvent partager leurs avis et suggestions pour améliorer la vie au sein de l’immeuble. Cela peut concerner l’organisation des espaces communs, la propreté, ou encore la sécurité. Ces discussions permettent non seulement de rendre la copropriété plus agréable à vivre, mais aussi de renforcer la cohésion entre les résidents. Utiliser des outils de communication adaptés facilite ces échanges, assure la transparence, et renforce le sentiment de communauté.


Améliorer la communication d’une copropriété, c’est avant tout plus de transparence et de réactivité dans les échanges

Améliorer la communication au sein d’une copropriété garantit une gestion efficace et anticipe mieux les dépenses. En centralisant les informations via des outils adaptés et en encourageant les échanges réguliers, les copropriétaires peuvent mieux se préparer aux décisions importantes. 
Enfin, une bonne communication permet de créer un environnement plus convivial et de renforcer les relations entre les résidents. En mettant en place ces bonnes pratiques, la copropriété bénéficiera d’une gestion plus sereine et transparente à long terme.